Nutzungsbedingungen für DocuForge
Fassung 1.0 vom 19.10.2026
§ 1 Anbieter, Geltungsbereich
Anbieter von DocuForge ist die CreamusPretia GmbH, Mittelstraße 17, 82444 Schlehdorf („Anbieter“). Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von DocuForge durch den Kunden („Kunde“) und alle Personen, denen der Kunde Zugang zu seinem Mandanten gibt („Nutzer“).
DocuForge richtet sich ausschließlich an Unternehmer (§ 14 BGB), juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Mit dem Abschluss bestätigt der Kunde, in dieser Eigenschaft zu handeln.
Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt. Individuelle Vereinbarungen (z. B. ein Angebot mit Preisen) gehen diesen Bedingungen vor.
§ 2 Vertragsschluss
Der Anbieter legt für den Kunden einen Mandanten an und gibt der verantwortlichen Person Zugang. Das ist noch kein bindendes Angebot. Der Vertrag kommt zustande, wenn die verantwortliche Person in DocuForge den Nutzungsbedingungen und dem Auftragsverarbeitungsvertrag zustimmt und auf „Vertrag abschließen“ klickt; sie versichert dabei, den Kunden vertreten zu dürfen. Vor dem Abschluss kann sie alle Angaben prüfen und berichtigen.
Vertragssprache ist Deutsch. Der Anbieter speichert den Vertragstext mit Fassung, Zeitpunkt und zustimmender Person; der Kunde kann ihn jederzeit in DocuForge als PDF abrufen.
§ 3 Leistungen
DocuForge verarbeitet die Dokumente, die in der vom Kunden freigegebenen SharePoint-Bibliothek eingehen: Texterkennung, Ermittlung von Merkmalen mithilfe eines Sprachmodells, Setzen von Metadaten, Ablage in Ordnern nach den vom Kunden festgelegten Regeln und Ordnerhierarchien, Rückführung korrigierter Dokumente, Wiedervorlage über Microsoft To Do, Unterstützung bei Einrichtung und Pflege der SharePoint-Site, Vorschauen, Protokolle und eine Verwaltung im Browser.
Die Ergebnisse der automatischen Klassifikation können fehlerhaft sein. DocuForge ersetzt keine fachliche Prüfung der Dokumente; Fristen und Termine überwacht der Kunde in eigener Verantwortung.
Der Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Fassung der Anwendung. Der Anbieter entwickelt DocuForge weiter und darf Funktionen ändern, sofern der Kern der Leistung – das nachvollziehbare Klassifizieren und Ablegen der Dokumente – erhalten bleibt und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.
DocuForge nutzt Schnittstellen und Dienste von Microsoft (Microsoft 365, Azure). Deren Verfügbarkeit, Bedingungen und Grenzen liegen nicht im Einflussbereich des Anbieters. Ändert Microsoft sie oder kündigt ein Sprachmodell ab, kann die betroffene Funktion vorübergehend entfallen; der Anbieter informiert den Kunden und bemüht sich um Ersatz.
Nicht geschuldet sind eine Rechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung und die Richtigkeit der vom Kunden festgelegten Regeln.
§ 4 Verfügbarkeit, Wartung, Unterstützung
Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit, schuldet aber keine bestimmte Verfügbarkeitsquote, solange nichts anderes vereinbart ist. Dokumente, die während einer Unterbrechung eingehen, werden danach verarbeitet. Wartungsarbeiten führt er nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch.
Anfragen zur Unterstützung richtet der Kunde per E-Mail an contact@creamuspretia.com. Der Anbieter beantwortet sie innerhalb angemessener Zeit an Werktagen.
§ 5 Pflichten des Kunden
Der Kunde stellt eine SharePoint-Site in seinem Microsoft 365 bereit, erteilt die für DocuForge erforderlichen Freigaben und hält seine Microsoft-365-Lizenzen aufrecht.
Der Kunde gibt nur Personen Zugang, die für ihn tätig sind, und entfernt Zugänge, wenn diese Personen ausscheiden. Er ist für Handlungen seiner Nutzer verantwortlich.
Der Kunde stellt sicher, dass er die Dokumente, die er in die Bibliothek legt, mit DocuForge verarbeiten lassen darf, insbesondere wenn sie besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten.
Der Kunde prüft die Ergebnisse in angemessenem Umfang, korrigiert falsch zugeordnete Dokumente und prüft Vorschauen, bevor er eine Neuordnung bestätigt.
§ 6 Vergütung
Die Vergütung richtet sich nach dem Angebot bzw. der gesonderten Vereinbarung mit dem Kunden. Ist keine Vergütung vereinbart, ist die Nutzung unentgeltlich (z. B. während einer Pilotphase). Eine Vergütung für die Zukunft setzt eine neue Vereinbarung voraus; ohne sie kann jede Partei den Vertrag ordentlich kündigen. Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer.
§ 7 Daten des Kunden, Datenschutz
Alle Dokumente, Metadaten und Konfigurationen bleiben Daten des Kunden. Der Anbieter verarbeitet sie ausschließlich zur Erbringung der Leistung und nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil dieses Vertrags ist. Bei Widersprüchen geht in Fragen des Datenschutzes der AVV vor.
Der Anbieter nutzt die Daten des Kunden nicht für eigene Zwecke, nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen.
Die Dokumente bleiben in der Bibliothek des Kunden. DocuForge ersetzt keine Datensicherung des Kunden.
§ 8 Nutzungsrechte
Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht übertragbare Recht, DocuForge über das Internet für eigene Zwecke zu nutzen. Eine Überlassung der Software an den Kunden erfolgt nicht.
Konfigurationen, Berichte und Exporte, die für den Kunden erstellt werden, darf der Kunde unbeschränkt verwenden.
§ 9 Mängel
Der Anbieter beseitigt Mängel der Leistung innerhalb angemessener Frist, nachdem der Kunde sie in Textform gemeldet hat. Die verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen. Ist die Nutzung unentgeltlich, haftet der Anbieter für Mängel nur, wenn er sie arglistig verschwiegen hat.
§ 10 Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.
Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflicht), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden und bei entgeltlicher Nutzung je Vertragsjahr auf die in diesem Jahr gezahlte Vergütung, mindestens jedoch 1.000 Euro.
Für Schäden aus einer fehlerhaften automatischen Zuordnung oder einer versäumten Frist haftet der Anbieter nur nach den Absätzen 1 und 2; § 3 Abs. 2 bleibt unberührt.
Ist die Nutzung unentgeltlich, haftet der Anbieter abweichend von Absatz 2 nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie in den Fällen von Absatz 1.
Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO gilt der AVV.
§ 11 Laufzeit, Kündigung, Ende des Vertrags
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Beide Parteien können ihn mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform kündigen, soweit nichts anderes vereinbart ist. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
Mit dem Ende des Vertrags löscht der Anbieter den Mandanten nach § 7 des AVV. Die Dokumente und ihre Metadaten bleiben in der Bibliothek des Kunden.
§ 12 Änderungen dieser Bedingungen
Der Anbieter kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn ein sachlicher Grund besteht (z. B. neue Funktionen, geänderte Rechtslage oder Bedingungen von Microsoft). Eine neue Fassung wird der verantwortlichen Person in DocuForge zur Zustimmung vorgelegt. Stimmt sie nicht zu, gilt die bisherige Fassung weiter; der Anbieter kann den Vertrag dann ordentlich kündigen.
§ 13 Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand ist der Sitz des Anbieters.
Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Mit den Nutzungsbedingungen wird der Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag (Art. 28 DSGVO) (Fassung 1.0 vom 19.10.2026) abgeschlossen. Kunden sehen den vollständigen Text vor dem Abschluss in DocuForge.